10 claves para una conferencia de prensa exitosa y productiva


En 28 años de trabajo ininterrumpido como periodista profesional, acudí a centenares de conferencias de prensa en la Argentina, América y Europa.

Participé en reuniones pequeñas, de no más de cinco colegas, y en conferencias multitudinarias en el Consumer Electronic Show (CES) de Las Vegas, EE.UU.; en el Mobile World Congress (MWC) de Barcelona, Catalunya; y en el CeBIT de Hannover, Alemania.

A partir de esa experiencia preparé esta nota sobre este tema que ya traté en otras notas en este blog y que recomiendo leer aquí.

Una reunión de prensa cumple sus objetivos siempre y cuando haya una información relevante para compartir a los medios de comunicación. Si esta condición no se cumple, no importa respetr a rajatabla las siguientes claves que comparto.

Esta decena de factores procuran que una conferencia de prensa sea exitosa y productiva, tanto para los organizadores como para los periodistas. Pero insisto, hay que tener algo relevante para comunicar.

Esta nota se refiere a conferencias de prensa, no a las ruedas de prensa que se dan en el marco un acto de lanzamiento o anuncio de un servicio, producto, candidatura, documento, aniversario, etc., en el que participan autoridades gubernamentales, trabajadores, ejecutivos, profesionales, clientes, socios de negocio, afiliados, militantes y etc. (el segundo etcétera en una oración). Sin embargo, varias de estas claves pueden aplicarse a esas convocatorias.

Las “5 W”
Es un remedo de las “6 W”, la fórmula anglosajona de preguntas para escribir una cabeza informativa o “lead”.

La convocatoria debe indicar:

  • Fecha.
  • Hora.
  • Lugar.
  • Nombres y cargos de los expositores.
  • El tema o propósito de la conferencia.

También se deben informar las vías de acreditación: por e-mail, teléfono, formulario en la web.

Alguno esgrimirá el factor sorpresa, al estilo de la empresa Apple, que nunca informa el motivo de la conferencia. Pero no todos son Apple o Samsung, por nombrar otra marca famosa…

Rueda de prensa en los EE.UU. Fuente: Wikimedia.
Rueda de prensa en los EE.UU. Fuente: Wikimedia.

Soledad positiva
Conviene convocar una conferencia un día que no tenga otras actividades similares, o si las hay, no encimarse con ellas.

Es una elección complicada cuando la conferencia tendrá como orador principal a una persona de otra ciudad o país y que no puede cambiar su fecha de viaje.

La agenda prensa TIC Buenos Aires es un intento propio y personal e imperfecto por ordenar la lista de convocatorias a la prensa tecnológica porteña.

Antes de convocar a una conferencia conviene revisar esa agenda o comunicarse con otros actores del sector o actividad para averiguar si hay alguna reunión prevista para la fecha tentativa de la rueda de prensa.

Antelación
La convocatoria debe hacerse con tiempo suficiente, entre una y tres semanas de antelación.

No sirve anunciarla varios meses antes porque el periodista se puede olvidar, pero tampoco el día anterior, como me ocurrió, por ejemplo, este mes de agosto.

Recordatorios
Si el periodista respondió afirmativamente a la convocatoria, un recordatorio es innecesario y hasta resulta irritante para el cronista que cumplió el deber de de acreditarse.

El llamado o el e-mail se justifican cuando no hubo una respuesta concreta y definida del periodista.

Sin embargo, ese recordatorio se debe hacer una sola vez, porque si es reiterado también será irritante.

Horarios y puntualidad
¿Cuál es la mejor hora para una conferencia de prensa? Depende mucho los periodistas y medios que se convocan.

No es convenente la primera hora de la mañana en especial para los periodistas de diarios o revistas.

Entre las 11.00 y las 13.00 es un buen horario. A medida que se acerca la noche, la tarde es complicada para la mayoría de los medios.

En cuanto a la puntualidad, creo que no se debe esperar más allá de 15 minutos después de la hora convocada.

Considero una falta de respeto para quienes fuimos a la hora indicada comprobar que la conferencia se demora hasta ¡una hora! a la espera de la llegada de colegas impuntuales o incluso de los voceros.

Si se tiene previsto empezar media hora o 45 minutos después de la hora convocada, hay que explicitarlo. Por ejemplo: 11.00, acreditación; 11.30, inicio de la conferencia.

Lugar y comodidades
Es recomendable que el lugar de la conferencia sea lo más céntrico posible, y cercano al subterráneo (metro) y otros medios de transporte público.

La sala de la conferencia debe ser amplia, con asientos para todos los periodistas y, si es posible, con mesas para apoyar cuadernos o computadoras. También debe ser privada, no en medio de un restaurante o salón abierto al público en general.

Conviene que haya un sistema de audio que incluya un micrófono, además de uno o dos parlantes donde la radio y la televisión puedan grabar sin necesidad de colocar un micrófono o grabador en la mesa o atril del expositor.

Si es un espacio reducido y hay pocos periodistas, no son necesarios ni micrófonos ni parlantes.

En la sala debe haber toma corrientes de electricidad para los periodistas que van con sus computadoras portátiles y/o tabletas y la batería se está por quedar sin energía.

En estos tiempos de redes sociales, la conexión a Internet en la sala es imprescindible. Si está cifrada con una clave, hay proveérsela al periodista cuando llega.

Es frustrante comprobar que la mayoría de las agencias de prensa y relaciones públicas no tienen en cuenta este factor de la conectividad antes de una conferencia y muchas de ellas dejan librada esta cuestión al propio periodista, que debe averiguar la forma de conectarse a Internet.

Materiales de prensa
Al momento de iniciar la conferencia de prensa conviene habilitar un sitio web con toda la información a compartir, incluyendo materiales escritos en formato texto (no .PDF), copia de los informes, investigaciones o estudios mencionados, imágenes en alta y baja resolución de los oradores y de los productos y/o servicios, videos en YouTube o Vimeo o en un archivo que se pueda descargar y editar.

La dirección de este sitio web se puede imprimir en una tarjeta y entregarla a cada periodista cuando se acredite.

Algunos insisten con entregar estos materiales en soporte papel, una práctica antiecológica, o en unidades de memoria USB o en discos compactos, innecesarios cuando está el sitio web habilitado.

Esta página en Internet debe estar en línea unas semanas y no darla baja al día siguiente de la conferencia.

Brevedad, preparación y orden
El orador o los oradores no deben agotar a los periodistas con un monologo o presentación o introducción que supere los 10 o 15 minutos. Hay que dejar espacio suficiente para las preguntas y respuestas.

El vocero debe estar preparado y conciente de compartir aquello que le interesa a los periodistas y no reproducir el mismo discurso o presentación de marketing que ofrece a vendedores y/o clientes.

También se debe ordenar la conferencia para que un periodista desubicado no entable una entrevista uno a uno con el vocero, sin dejar espacio para preguntar al resto.

El remedio es sencillo: una vez formulada la pregunta, se le debe pedir el micrófono al periodista para dárselo a otro.

La repregunta, un recurso válido y lamentablemente cada vez menos frecuente entre los periodistas, se puede hacer más adelante.

Comidas y regalos y sorteos
Café o té o agua, nada más es necesario para atender a un periodista. Un vaso de agua no se le niega a nadie…

No hacen falta comidas o bebidas costosas que degeneran en el “canaperismo”, una práctica que comparto con algunos colegas con los cuales evalúo de manera informal la oferta gastronómica.

En cuanto a los regalos, son absolutamente innecesarios para el objetivo de la conferencia de prensa.

Cuadernos, lapiceras, tazas, cargadores de batería USB, son herramientas y accesorios bienvenidos en una redacción, pero si no se entregan, el periodista de verdad no los echará en falta. Los “termitas”, “sangucheros” o miembros del SIPEM (Sindicato de Invitados Por Ellos Mismos) trinarán al leer la oración anterior…

En lo personal, acepto los regalos para luego usarlos si me sirven, o sortearlos entre mis compañeros de la redacción del medio donde trabajo, o los obsequio, dono o vendo.

Tampoco son necesarios los sorteos de productos y/o servicios durante o luego de una conferencia ni anunciarlos antes como un anzuelo para seducir a los periodistas.

En lo personal, si gano algo en un sorteo de este tipo, adopto la misma conducta mencionada para los regalos.

Evaluación
La organización debe comunicarse luego de la actividad con el periodista, preferentemente por correo electrónico, y consultarlo sobre su evaluación de la conferencia de prensa.

En esta comunicación posterior a la reunión no se debe cometer el pecado de preguntar “cuándo saldrá la nota” y/o pedir al periodista que envíe un enlace en la web con la nota o que le avise el momento y lugar de publicación. No son trabajos que le competen al periodista.

Por supuesto, hay más factores y detalles que se deben tener en cuenta, que exceden las 10 variables de esta nota, redactadas, insisto, desde mi condición de periodista.

Te invito a agregar otras claves en los comentarios a esta nota, y a plantear tus divergencias o diferencias con lo expresado aquí.

4 comentarios en “10 claves para una conferencia de prensa exitosa y productiva”

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