La Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) extendió en los últimos años el uso de la factura electrónica en la Argentina, y hoy la mayoría de las empresas están obligadas a utilizarlas.
A continuación, te ofrecemos consejos para que sepas por dónde empezar y cómo hacer tu primer comprobante electrónico.
Cuáles son las ventajas de la factura electrónica
- Ahorro de papel.
- Ahorro de gastos de impresión y envío de los comprobantes.
- Almacenamiento digital y fácil localización sin necesidad de disponer de archivos físicos.
- Envío al cliente por correo electrónico o puesta a disposición en un espacio en la nube.
Recomendaciones para configurar la factura electrónica en la AFIP
- Ingresa con tu clave en www.afip.gob.ar al servicio Comprobantes en línea. Si no lo tienes habilitado, tienes que darle el alta con la opción Administración de Relaciones de Clave Fiscal.
- Al ingresar a Comprobantes en línea, selecciona la persona con la que vas a trabajar. Puedes ser tú mismo o una empresa asociada.
- En la opción Datos Adicionales del Comprobante completa: Fecha de inicio de actividades, y Número de Ingresos Brutos.
- En caso de que quieras dejar espacio para un logo preimpreso, indícalo. También es posible agregar un nombre de fantasía y alguna leyenda como, por ejemplo, tu actividad. Recuerda guardar los datos cargados.
- Luego selecciona la opción ABM Puntos de Ventas para definir los puntos de venta a utilizar. La AFIP numera las facturas con 12 dígitos: los primeros cuatro indican el punto de venta, numerados desde el 0001. Los últimos ocho numeran los comprobantes correlativamente desde el 00000001. Si la empresa ya estaba facturando deberás abrir un nuevo punto de venta para utilizar comprobantes electrónicos. Si la empresa se inicia, elegirás el punto de venta 0001.
- Recuerda que siempre que utilices factura electrónica, debes abrir un punto de venta adicional para realizar facturas por imprenta. Estos comprobantes se denominan “de resguardo” y es obligatorio solicitarlos, imprimirlos por imprenta y que estén siempre disponibles en tu local.
- Una vez elegido el punto de venta, es necesario optar por el sistema Facturas en línea o el sistema Web Services. Para operar de manera manual, es necesario seleccionar Facturas en línea.
Luego de seguir estos siete pasos, ya puedes emitir tu primer comprobante.
A partir de allí, cada vez que realices una factura en tu sistema administrativo y con un único paso: estarás registrando en forma contable el movimiento, actualizarás la cuenta corriente del cliente, el sistema automáticamente conectará con la página de AFIP y obtendrá el CAE, podrás enviar por correo electrónico el comprobante generado al cliente, almacenarás en forma digital una copia de la factura donde desees.
De esta forma, tendrás la posibilidad de realizar el seguimiento de tus facturas hasta el momento del cobro contarás con un flujo de fondos permanentemente actualizado.
Puedes generar los comprobantes por la página de AFIP o puedes gestionarlos con un sistema en línea. La factura electrónica llegó para quedarse.
Juan Onetto
Director general ejecutivo de Colppy.
Gracias César.