En los últimos años, hemos visto una explosión en la popularidad de los servicios de almacenamiento en nube como Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox e iCloud.
Estos proveedores ofrecen cientos de gigabytes o incluso terabytes de almacenamiento en línea a precios accesibles, y cada vez más consumidores optan por cambiar al almacenamiento en la nube.
Pero antes de considerar cambiar al almacenamiento en la nube como tu ubicación de almacenamiento principal, hay varias preguntas críticas que debes hacerte.
Por ejemplo, ¿puede realmente la nube reemplazar el confiable disco duro como tu ubicación de almacenamiento principal? ¿Y qué tan fácil es acceder a archivos y documentos importantes desde otros dispositivos? Y quizás lo más importante de todo: ¿estarán tus datos seguros?
Elige el almacenamiento en nube adecuado
El paso más importante para pasar a una solución de almacenamiento en la nube es asegurarse de elegir una plataforma que se adapte a tus necesidades.
Por ejemplo, iCloud es más adecuado para personas que utilizan dispositivos Apple.
Si usas regularmente una computadora con Windows o un dispositivo Android, es probable que iCloud no sea adecuado para ti.
Del mismo modo, si utilizas aplicaciones de Microsoft 365 exclusivamente, es probable que Microsoft OneDrive sea la plataforma más perfecta para ti.
Si usas G Suite o Google Docs, probablemente Google Drive sea tu mejor opción.
El punto es encontrar el proveedor que mejor se adapte al uso de tu computadora y software.
No pongas tu fe en la libertad por almacenamiento en nube
A menudo puede resultar tentador utilizar soluciones de almacenamiento en la nube gratuitas, pero no te lo recomiendo.
La realidad es que las plataformas de almacenamiento en la nube gratuitas ofrecen un espacio de almacenamiento limitado y son menos confiables.
Además, los proveedores de almacenamiento en la nube gratuitos no brindarán soporte al cliente de alta calidad y es más probable que sus protocolos de seguridad de datos estén por debajo del estándar.
También desaliento a los usuarios de utilizar una solución de almacenamiento en la nube gratuita porque hoy los mejores proveedores ofrecen paquetes muy accesibles.
En comparación con la frustración y la pérdida de productividad de una solución de almacenamiento en la nube de bajo rendimiento, o los costos de la pérdida de datos o un ciberataque, invertir en una solución de almacenamiento en la nube de alta calidad es una obviedad.
Algunos productos de almacenamiento como servicio incluso vienen incluidos en otros paquetes de software.
Por ejemplo, todos los suscriptores de Microsoft 365 obtienen 1 TB de almacenamiento OneDrive incluido.
Si ya usas el conjunto de aplicaciones de Microsoft 365, es probable que ya tengas una de las mejores plataformas de almacenamiento en la nube a tu disposición.
OneDrive for Business Plan 1 es una excelente opción para empresas que requieren compartir archivos y almacenamiento OneDrive.
Business Plan 2 agrega capacidades avanzadas de seguridad y cumplimiento al servicio.
También están disponibles los planes OneDrive que incluyen aplicaciones y servicios de Microsoft 365.
Protege tu teléfono y así cuidarás tu almacenamiento en nube
Si hay algo que todos deberían saber al considerar el almacenamiento en la nube es que tu cuenta es tan segura como los dispositivos que acceden a ella.
Tus datos en la nube están en riesgo si tu dispositivo móvil o computadora portátil se ve comprometida (ya sea debido a daños, robo o ciberataque).
Como mínimo, debes proteger tu dispositivo con un código PIN o contraseña seguros.
También debes asegurarte de cambiar la contraseña de tu cuenta de almacenamiento en la nube con regularidad.
Si deseas mejorar seriamente tu juego de seguridad de datos, invertir en un administrador de contraseñas es el camino para seguir.
Entiende lo que es seguro almacenar
La pérdida potencial de datos es un riesgo inevitable cuando se usa una plataforma de almacenamiento en la nube, ya sea debido a un delito cibernético, eliminación accidental o falla de hardware.
Las empresas que administran información financiera o datos confidenciales de los clientes deben ser particularmente prudentes en cuanto a cómo administran los datos en línea.
Afortunadamente, existen algunos pasos que las personas y las empresas pueden tomar para proteger sus datos almacenados en una plataforma de almacenamiento en la nube. El más importante de ellos es el cifrado.
Cifrar los datos almacenados en la nube asegurará que sean inaccesibles incluso si tu cuenta está comprometida.
Sin las claves de autenticación adecuadas, cualquier posible ladrón solo verá una serie incomprensible de números.
Si te tomas en serio la seguridad de los datos, el cifrado no es negociable.
El plan Básico de G Suite de Google otorga acceso a todas las aplicaciones de G Suite junto con 30 GB de almacenamiento en Drive por usuario, y el plan de negocios ofrece todas las aplicaciones más Cloud Search, que permite la búsqueda en la nube.
Dispondrás de almacenamiento ilimitado en Drive (o 1TB para menos de cinco usuarios) y archivo, y el plan Enterprise incluye todo esto, además de funciones adicionales de seguridad y archivo. Todos los planes vienen con una prueba gratuita de 14 días.
Activar la autenticación de dos factores (2FA)
Ya que estamos en el tema de la seguridad de los datos, hablemos de 2FA, sigla en inglés por doble factor de autenticación.
En el mundo actual, incluso las mejores contraseñas pueden verse comprometidas.
2FA hace casi imposible que los posibles piratas informáticos accedan a tu cuenta, incluso si conocen tu contraseña.
2FA garantiza que antes de acceder a tu cuenta desde un nuevo dispositivo, debes ingresar la contraseña de la cuenta y un código único que se envía a tu dirección de correo electrónico o teléfono móvil.
Cuando se combina con el cifrado, 2FA hace que tu cuenta de almacenamiento en la nube sea tan segura, si no más segura, que tu viejo y confiable disco duro.
Siempre debes disponer de una copia de seguridad
El último paso para proteger tu cuenta de almacenamiento en la nube es tener siempre una copia de seguridad.
Aunque es excepcionalmente improbable, en el caso de un ataque importante a tu plataforma de almacenamiento en la nube, deseas tener la tranquilidad de saber que tienes otra copia de tus datos almacenada en una ubicación segura.
Esta ubicación segura podría ser otro servicio de almacenamiento en la nube o un servidor físico o disco duro.
Esta copia de seguridad, al igual que tus archivos de almacenamiento en la nube, debe estar cifrada y protegida con una contraseña segura y 2FA.
Comprueba quién y qué se conecta
Si alguien obtiene acceso no autorizado a tu cuenta a pesar de las otras estrategias de seguridad de datos mencionadas arriba, deberás saberlo lo antes posible.
Esto significa averiguar cuándo y desde qué dispositivo alguien pudo acceder a tu cuenta.
También ayuda a realizar un seguimiento de dónde ha iniciado sesión en tu cuenta, en caso de que olvides cerrar sesión en una computadora pública en la universidad, la oficina o en otro lugar.
Afortunadamente, la mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube hoy facilitan ver qué dispositivos están conectados a tu cuenta.
Te mostrarán cuándo un dispositivo inició sesión en tu cuenta, qué tipo de dispositivo era y dónde estaba ubicada geográficamente su dirección IP.
Si observas un inicio de sesión sospechoso o si has olvidado cerrar la sesión en una computadora pública, hay dos cosas que puede hacer.
Puedes cerrar sesión en tu cuenta en el dispositivo en cuestión, o puedes cerrar sesión en todos los dispositivos al mismo tiempo.
Revocar el acceso a la aplicación
Muchas aplicaciones de terceros pueden acceder a archivos o documentos almacenados en una plataforma de almacenamiento en la nube.
Por ejemplo, es posible que desees asegurarte de que los documentos de Google Drive se abran automáticamente en tu navegador de correo electrónico.
Desde el panel de tu cuenta, puedes ver qué aplicaciones tienen acceso a tus datos y a qué datos tienen acceso.
Puedes revocar permisos para aplicaciones que preferirías no tener acceso a sus archivos y documentos confidenciales.
No excedas tu asignación
Tener acceso a todos tus archivos en todos sus dispositivos es excelente, pero debes prestar mucha atención a tu límite de datos móviles.
La sincronización regular de archivos grandes entre dispositivos puede afectar rápidamente tu asignación de datos. Esto puede generar cargos adicionales y no deseados.
Te recomiendo descargar o sincronizar archivos grandes solo cuando uses una red Wi-Fi.
Mantén tus datos de pago actualizados
Asegurarse de que tus detalles de pago estén actualizados en tu cuenta de almacenamiento en la nube es una de las formas más fáciles de garantizar que tu cuenta continúe funcionando sin problemas.
Si falla un pago, tu proveedor probablemente no borrará tus archivos, pero limitará tu acceso.
Esto puede ser molesto y requiere un pago antes de poder acceder a tus archivos nuevamente.
