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El correo electrónico es una poderosa herramienta de trabajo pero una gestión ineficiente puede sepultarte en una tumba de ansiedad. Para que no te sientas abrumado por una bandeja de entrada desordenada, te comparto en esta nota una serie de consejos para que administres tu correo electrónico de manera más eficiente.

La revisión en forma regular del correo electrónico es una tarea diaria que es imposible de evitar, y no importa qué tan diligente seas al presionar «responder a todos», administrar una bandeja de entrada de correo electrónico es una tarea más fácil de decir que de hacer.

Y si eres menos diligente, es más probable que dejes que tus correos electrónicos se acumulen sin dirección, y que la falta de organización de la bandeja de entrada (y la ansiedad de estar en deuda con el correo electrónico) afecte tu productividad más de lo que crees.

Hay maneras de salir del agujero negro en que puede convertirse la bandeja de entrada. Te comparto algunas de ellas a continuación, para que puedas aplicarlas desde hoy.

Revisa el correo electrónico por solo 15 minutos a la vez

Puedes maximizar tu productividad revisando los correos electrónicos en ráfagas breves de 15 minutos. La clave es configurar un cronómetro, para que sepas cuándo se acabó tu cuarto de hora y cuándo es el momento de pasar a otro trabajo.

Programa bloques de tiempo para el correo electrónico

Del mismo modo, acostúmbrate a programar bloques de tiempo designados de 15 minutos únicamente para revisar el correo electrónico. Leer correos electrónicos de forma continua a medida que caen en cascada en tu bandeja de entrada en última instancia, obstaculiza la productividad.

Para profesiones donde la comunicación constante es crucial, establecer un horario puede no ser realista. Pero si observas en forma detenida tu trabajo, es posible que descubras que es factible designar el tiempo de lectura del correo electrónico, cada 60 o 90 minutos.

Establece alertas en tu calendario hasta que sea una rutina. Si alguien necesita realmente comunicarse contigo, te enviará un correo electrónico de nuevo, te enviará un mensaje directo o te llamará. Si revisas correos electrónicos en tu teléfono, marca aquellos a los que necesitas hacer un seguimiento como no leídos para que no te olvide de responder más tarde.

Usa con propósito la carpeta de borradores

No dejes que tu buzón de correo electrónico se convierta en una lista de cosas por hacer, algo en lo que debes trabajar de principio a fin. Es la peor lista de cosas por hacer posible, porque, literalmente, todo el mundo puede añadir algo a ella.

Crea tu propia lista de tareas por correo electrónico abriendo solo aquellas que necesitan su atención. Busca correos electrónicos importantes que requieran respuestas inmediatas (por ejemplo, para proyectos prioritarios o de tu jefe). y abre solo esos mensajes, o presiona «responder».

Mantén abierta la ventana de respuesta en tu computadora, o deja el borrador pendiente en la carpeta de borradores. Ahí está tu lista de cosas por hacer: esta pila de respuestas.

Usa su tiempo de correo electrónico prescrito para escribir respuestas reflexivas y convincentes, en lugar de intentar analizar una mayor cantidad de cosas menos relevantes. De esa manera, tu objetivo puede ser lograr una carpeta de borradores vacía, en lugar de una bandeja de entrada impecablemente vacía.

Recibe correo electrónico en lotes

Si no puedes evitar la revisión cada vez que escuchas un ping (no es mi caso, porque yo tengo apagadas todas las notificaciones en teléfonos móviles, computadoras y tabletas a excepción de las llamadas), una manera fácil de administrar el aluvión constante de correos electrónicos en tu bandeja de entrada (y de paso frenar las distracciones) es usar herramientas que agrupan tus correos electrónicos y te los envía en oleadas, pero solo en el momento exacto que elijas. Otra forma es desactivar la sincronización en tu teléfono móvil.

Darse de baja de boletines y alertas

La eliminación de boletines irrelevantes y notificaciones de ventas uno por uno puede dar la ilusión de productividad, pero revisar el mismo correo no deseado semana tras semana solo aumenta la ineficiencia del correo electrónico.

Tomate el tiempo de hacer clic en el enlace para bajarte de ellos para enviar tu solicitud de cancelación de suscripción. Es una inversión de 10 segundos que se verá recompensada en forma de una bandeja de entrada más limpia.

Activa la función de vista previa

Usa la función de vista previa de tu programa de correo electrónico, si tiene una. La mayoría de ellos la tienen. Esto te permitirá echar un vistazo a las primeras líneas de un mensaje en una ventana separada, por lo que no tendrás que abrirlo por completo para leerlo y podrás eliminar la basura al instante. Esto también reduce las posibilidades de abrir un mensaje con un virus adjunto.

Toca correo electrónico solo una vez

«Do, delegate, delete, defer and designate», verbos en inglés que significan «hacer, delegar, eliminar, diferir y designar» y que en el idioma anglosajón se representan como las 5D.

Estas cinco acciones se pueden aplicar en la gestión del correo electrónico:

  • Escribe rápidamente los correos electrónicos que requieren menos de dos minutos de acción.
  • Delega aquellos que requieren acción por parte de otra persona.
  • Anula la suscripción y elimina inmediatamente los mensajes que no requieran ninguna acción.
  • Pospone las notificaciones que requieran más de dos minutos de acción para completarse.
  • Archiva los correos electrónicos que contengan información pertinente en una carpeta separada para que pueda ubicarlos más fácilmente en el futuro.

Amígate con las carpetas

Cuando usas tu bandeja de entrada como almacenamiento predeterminado, rápidamente se convierte en un cajón de basura digital, lo que dificulta encontrar lo que necesitas.

Puedes ordenar en forma manual los mensajes en carpetas, pero aún mejor, como recomendó mi amigo y colega Ariel Torres en esta nota, puedes configurar filtros automáticos que enruten los mensajes en forma directa a una carpeta preferida.

Por ejemplo, las notificaciones de Facebook pueden ir de manera directa a una carpeta de redes sociales. Todos los mensajes del equipo de trabajo se archivarán directamente en tu archivo del equipo de trabajo. Gmail hace esto en forma automática, pero puedes configurar un sistema similar con otros servicios de correo electrónico, como Microsoft Outlook.

Una vez que todos los correos electrónicos de un tipo, como los boletines, estén agrupados en su propia carpeta, puedes seleccionarlos todos y eliminar los no deseados con un solo clic. Encuentra una configuración de clasificación automática de correo electrónico que funcione para ti y tus tareas pendientes, luego mantenla.

Redacta una respuesta común

Si recibes varios mensajes que contienen solicitudes similares, puedes escribir una respuesta común predeterminada que puedes ajustar y personalizar con cada respuesta de correo electrónico.

Guarda la respuesta predeterminada como una de tus firmas de correo electrónico para que puedas autocompletar con facilidad el cuerpo de tus correos electrónicos. Sólo no olvides modificar el destinatario y las circunstancias.

Adiós al sueño de la bandeja de entrada sin mensajes

Hay algo muy satisfactorio para muchas personas en terminar y comenzar cada día con una bandeja de entrada limpia. Pero, para ti, tal vez esta expectativa sea poco realista e incluso asfixiante.

Vaciar la bandeja de entrada podría ser una pérdida de tiempo. Presionar eliminar en forma intensa puede ser satisfactorio o parecer productivo, pero ¿por qué molestarse? Plantéate la siguiente pregunta:

«¿Lo estás haciendo porque te hace sentir bien o porque es realmente útil? Y si no es útil, tal vez no necesites una bandeja de entrada limpia, y tal vez deberías dejar de usar eso como un barómetro del éxito».

Si te interesa investigar más sobre este tema te recomiendo la lectura del libro «La fábrica de tiempo» de mis amigos Martina Rúa y Pablo Martín Fernández.

Gmail correo electrónico

Archivo masivo de mensajes en Gmail.


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César Dergarabedian

Soy periodista. Trabajo en medios de comunicación en Buenos Aires, Argentina, desde 1986. Especializado en tecnologías de la información y la comunicación. Analista en medios de comunicación social graduado en la Universidad del Salvador. Ganador de los premios Sadosky a la Inteligencia Argentina en las categorías de Investigación periodística y de Innovación Periodística, y del premio al Mejor Trabajo Periodístico en Seguridad Informática otorgado por la empresa ESET Latinoamérica. Coautor del libro "Historias de San Luis Digital" junto a Andrea Catalano. Elegido por Social Geek como uno de los "15 editores de tecnología más influyentes en América latina".

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