Gmail, el servicio de correo electrónico proporcionado por la empresa estadounidense Google, es una de las herramientas informáticas más usadas por millones de personas, quienes deben lidiar con la organización de miles de mensajes.
Desde Gmail me compartieron en un comunicado una serie de cinco claves para mantener organizada la bandeja de entrada. A esas recomendaciones, les sumé nueve que escribí a partir de mi experiencia propia.
Archivar correos electrónicos de forma masiva en Gmail
Si tienes muchos correos electrónicos provenientes del mismo remitente y sobre los cuales no necesitas tomar acción inmediata, Gmail permite archivarlos de forma conjunta.
Para ello es necesario buscar en Gmail la dirección de correo electrónico del remitente, luego tildar la casilla de verificación en la parte superior izquierda de la pantalla para seleccionar todos los correos electrónicos y presionar “Archivar”. Esto evitará que se visualicen en la bandeja de “Recibidos”, sin eliminarlos de Gmail.
También se puede desplegar la flecha contigua a la casilla de tilde para seleccionar solo los correos electrónicos leídos, no leídos, destacados o no destacados en Gmail. Para retomar estos mensajes se puede buscar nuevamente el correo del remitente o encontrarlos en la bandeja de Todos.
Archivo masivo de mensajes en Gmail.
Agrupar correos electrónicos en carpetas en Gmail
Los filtros en Gmail permiten crear reglas y acciones para correos determinados. Así se identifican de forma automática los correos identificados al recibirlos y se guardan con una etiqueta específica en Gmail.
Para configurarlo en el cuadro de búsqueda al escribir algún remitente particular o alguna palabra clave en Gmail, hay que hacer clic en opciones de búsqueda y seleccionar “Crear Filtro”.
Cuando usas tu bandeja de entrada como almacenamiento predeterminado, se convierte rápidamente en un cajón de basura digital, lo que dificulta encontrar lo que necesitas.
Puedes ordenar en forma manual los mensajes en carpetas, pero aún mejor puedes configurar filtros automáticos que enruten los mensajes en forma directa a una carpeta preferida.
Por ejemplo, las notificaciones de Facebook pueden ir de manera directa a una carpeta de redes sociales. Todos los mensajes del equipo de trabajo se archivarán directamente en tu archivo del equipo de trabajo.
Una vez que todos los correos electrónicos de un tipo, como los boletines, estén agrupados en su propia carpeta, puedes seleccionarlos todos y eliminar los no deseados con un solo clic. Encuentra una configuración de clasificación automática de correo electrónico que funcione para ti y tus tareas pendientes, luego mantenla.
Silenciar las cadenas de correo electrónico extensas en Gmail
Por ejemplo, si planeas una reunión grupal o familiar, es probable que la conversación por correo electrónico sea extensa en Gmail. Si solo deseas entrar a la conversación de vez en cuando es posible silenciar la cadena.
Para esto, es necesario tildar en Gmail la casilla a la izquierda del mensaje en la bandeja de entrada, hacer clic en el menú de tres puntos cerca de la parte superior de la página y seleccionar “Silenciar”. Lo mismo puede realizarse en el dispositivo móvil.
Silenciado de mensajes en Gmail.
Ahora los correos electrónicos estarán listos en Gmail para ser leídos más tarde, pero no se visualizarán todas las actualizaciones en la parte superior de la bandeja de entrada.
Mantener identificado el “spam” en Gmail
Gmail mantiene en forma automática la bandeja de entrada de todas las cuentas de Google libre de spam y correos electrónicos no deseados gracias a la utilización de inteligencia artificial.
Al momento de publicación de esta nota, según informó Gmail, se bloquean casi 15.000 millones de mensajes no deseados y bloquea más del 99,9% del spam, la suplantación de identidad y el malware que reciben a diario las personas.
Pero si aparece un mensaje que superó estos filtros, se puede reportar como spam marcando la casilla cerca del mensaje, luego haciendo clic en el ícono “Reportar Spam” en Gmail.
Si no es spam, pero es molesto de todas maneras, se puede configurar en Gmail un filtro para bloquear los mensajes del remitente para que nunca lleguen a tu bandeja de entrada.
Mantener los mensajes seguros en Gmail
Tener organizada la bandeja de entrada incluye mantener los correos electrónicos privados y seguros. Por ese motivo, es importante tomar medidas para proteger toda la cuenta de Google que utiliza Gmail con una verificación de seguridad y otra de privacidad.
Luego de esas verificaciones debes realizar las acciones recomendadas. Por ejemplo, elegir una contraseña segura y habilitar la autenticación en dos pasos.
A continuación, mis propias recomendaciones, que se pueden aplicar en Gmail y en otros programas de correo electrónico
Revisa el correo electrónico por solo 15 minutos a la vez
Puedes maximizar tu productividad revisando los correos electrónicos en ráfagas breves de 15 minutos. La clave es configurar un cronómetro, para que sepas cuándo se acabó tu cuarto de hora y cuándo es el momento de pasar a otro trabajo.
Programa bloques de tiempo para el correo electrónico
Del mismo modo, acostúmbrate a programar bloques de tiempo designados de 15 minutos únicamente para revisar el correo electrónico. Leer correos electrónicos de forma continua a medida que caen en cascada en tu bandeja de entrada en última instancia, obstaculiza la productividad.
Para profesiones donde la comunicación constante es crucial, establecer un horario puede no ser realista. Pero si observas en forma detenida tu trabajo, es posible que descubras que es factible designar el tiempo de lectura del correo electrónico, cada 60 o 90 minutos.
Establece alertas en tu calendario hasta que sea una rutina. Si alguien necesita realmente comunicarse contigo, te enviará un correo electrónico de nuevo, te enviará un mensaje directo o te llamará.
Si revisas correos electrónicos en tu teléfono, marca aquellos a los que necesitas hacer un seguimiento como no leídos para que no te olvide de responder más tarde.
Usa con propósito la carpeta de borradores
No dejes que tu buzón de correo electrónico se convierta en una lista de cosas por hacer, algo en lo que debes trabajar de principio a fin. Es la peor lista de cosas por hacer posible, porque, literalmente, todo el mundo puede añadir algo a ella.
Crea tu propia lista de tareas por correo electrónico abriendo solo aquellas que necesitan su atención. Busca correos electrónicos importantes que requieran respuestas inmediatas (por ejemplo, para proyectos prioritarios o de tu jefe). y abre solo esos mensajes, o presiona «responder».
Mantén abierta la ventana de respuesta en tu computadora, o deja el borrador pendiente en la carpeta de borradores. Ahí está tu lista de cosas por hacer: esta pila de respuestas.
Usa su tiempo de correo electrónico prescrito para escribir respuestas reflexivas y convincentes, en lugar de intentar analizar una mayor cantidad de cosas menos relevantes. De esa manera, tu objetivo puede ser lograr una carpeta de borradores vacía, en lugar de una bandeja de entrada impecablemente vacía.
Recibe correo electrónico en lotes
Si no puedes evitar la revisión cada vez que escuchas un ping (no es mi caso, porque yo tengo apagadas todas las notificaciones en teléfonos móviles, computadoras y tabletas a excepción de las llamadas), una manera fácil de administrar el aluvión constante de correos electrónicos en tu bandeja de entrada (y de paso frenar las distracciones) es usar herramientas que agrupan tus correos electrónicos y te los envía en oleadas, pero solo en el momento exacto que elijas. Otra forma es desactivar la sincronización en tu teléfono móvil.
Darse de baja de boletines y alertas
La eliminación de boletines irrelevantes y notificaciones de ventas uno por uno puede dar la ilusión de productividad, pero revisar el mismo correo no deseado semana tras semana solo aumenta la ineficiencia del correo electrónico.
Tomate el tiempo de hacer clic en el enlace para bajarte de ellos para enviar tu solicitud de cancelación de suscripción. Es una inversión de 10 segundos que se verá recompensada en forma de una bandeja de entrada más limpia.
Activa la función de vista previa
Usa la función de vista previa de tu programa de correo electrónico, si tiene una. La mayoría de ellos la tienen. Esto te permitirá echar un vistazo a las primeras líneas de un mensaje en una ventana separada, por lo que no tendrás que abrirlo por completo para leerlo y podrás eliminar la basura al instante. Esto también reduce las posibilidades de abrir un mensaje con un virus adjunto.
Toca correo electrónico solo una vez
«Do, delegate, delete, defer and designate», verbos en inglés que significan «hacer, delegar, eliminar, diferir y designar» y que en el idioma anglosajón se representan como las 5D.
Estas cinco acciones se pueden aplicar en la gestión del correo electrónico:
- Escribe rápidamente los correos electrónicos que requieren menos de dos minutos de acción.
- Delega aquellos que requieren acción por parte de otra persona.
- Anula la suscripción y elimina inmediatamente los mensajes que no requieran ninguna acción.
- Pospone las notificaciones que requieran más de dos minutos de acción para completarse.
- Archiva los correos electrónicos que contengan información pertinente en una carpeta separada para que pueda ubicarlos más fácilmente en el futuro.
Redacta una respuesta común
Si recibes varios mensajes que contienen solicitudes similares, puedes escribir una respuesta común predeterminada que puedes ajustar y personalizar con cada respuesta de correo electrónico.
Guarda la respuesta predeterminada como una de tus firmas de correo electrónico para que puedas autocompletar con facilidad el cuerpo de tus correos electrónicos. Sólo no olvides modificar el destinatario y las circunstancias.
Adiós al sueño de la bandeja de entrada sin mensajes
Hay algo muy satisfactorio para muchas personas en terminar y comenzar cada día con una bandeja de entrada limpia. Pero, para ti, tal vez esta expectativa sea poco realista e incluso asfixiante.
Vaciar la bandeja de entrada podría ser una pérdida de tiempo. Presionar eliminar en forma intensa puede ser satisfactorio o parecer productivo, pero ¿por qué molestarse? Plantéate la siguiente pregunta:
«¿Lo estás haciendo porque te hace sentir bien o porque es realmente útil? Y si no es útil, tal vez no necesites una bandeja de entrada limpia, y tal vez deberías dejar de usar eso como un barómetro del éxito».
Si te interesa investigar más sobre este tema del sueño de la bandeja de entrada sin mensajes te recomiendo la lectura del libro «La fábrica de tiempo» de mis amigos Martina Rúa y Pablo Martín Fernández.
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