Agenda de papel vs. digital: ¿cuál te conviene más?

Anuncios

En la universidad, entre 1983 y 1987, toda mi vida encajaba muy bien en mi agenda de papel. Albergaba mis listas de tareas pendientes, asignaciones de clases, fechas de vencimiento, números de teléfono, ideas, lo que sea.

En estos días del siglo XXI, mis teléfonos móviles (uso más de uno) se han hecho cargo de la mayoría de esas tareas, y si bien las aplicaciones son convenientes y divertidas de usar, hay todavía algo satisfactorio en anotar en mi agenda todos los días.

Aparte del factor nostalgia, escribir a mano te obliga a reducir la velocidad y abordar tu planificación con más atención. Incluso escribir las cosas a mano te ayuda a retener mejor la información, lo cual es una ventaja útil si en realidad no quieres olvidar esa importante fecha límite de trabajo.

Reconozco que algunas personas encontrarán el papel muy frustrante. Pero soy de esas personas que prefieren la sensación tangible del papel.

Una agenda en papel ofrece la capacidad de mantener todo en un solo lugar, en lugar de saltar de una aplicación a otra.

Cuando usas tu teléfono, ingresas a diferentes aplicaciones para diferentes propósitos. Tu calendario digital no lo hará todo: es posible que estés usando una aplicación de lista de tareas por separado, es posible que estés usando una aplicación separada para notas. Así que uno de los beneficios de tener una agenda de papel es que puede contener todo. Puedes tenerlo todo en un solo lugar y puede ser casi tan portátil como un teléfono.

Existen aplicaciones, como Calendario de Google, que integran herramientas como metas, recordatorios y listas de tareas, pero a veces puede resultar abigarrada y compleja de usar.

Photo by Anete Lusina on Pexels.com

Beneficios de una agenda de papel

Estás menos distraído

Cuando piensas en las ventajas de las agendas digitales frente a las agendas en papel, muchas personas destacan las notificaciones y los recordatorios. Con tu teléfono a tu lado todo el tiempo, las aplicaciones de planificación pueden tener recordatorios recurrentes y sonidos en el momento exacto en que necesitas sacar a tu perro o planificar tus finanzas para el mes.

Pero ¿cuántas notificaciones recibes al día? ¿Y cuántos de ellas simplemente eliminas? Tengo muy pocas notificaciones habilitadas: algunas de ellas son las llamadas entrantes, y el ingreso de los mensajes en la casilla de mensajes de voz de mis operadores móviles. Ni correo electrónico ni WhatsApp ni Telegram ni redes sociales. En la era de las ventanas emergentes, los ring y los zumbidos, nos hemos vuelto casi insensibles a los recordatorios de aplicaciones. Hemos aprendido a empezar a ignorar el contenido del mensaje, ya que sabemos que las notificaciones son molestas y distraen per se. ¡No es de extrañar que tu recordatorio de «Leer un libro» se descuide durante meses!

Demasiado tiempo frente a la pantalla también afecta en forma negativa a tu cerebro, por lo que la idea de llevar una agenda en el teléfono parece buena y conveniente, pero sin embargo se suma al problema.

Tomarse unos minutos para planificar tu día en papel permite que tus ojos descansen un rato, así como también aclaras tu mente de la abundancia de información que recibimos en nuestros buzones de correo y perfiles de redes sociales. Si deseas mejorar realmente tu enfoque reduciendo el tiempo de pantalla, entonces cambia a agendas de papel para llevar un diario, mapear ideas, organizar tareas y eventos, escribir poesía, ¡lo que sea! Definitivamente le harás un favor a tu cerebro a largo plazo.

Recuerdas mejor las cosas

Escribir cosas en papel en realidad te ayuda a memorizarlas mejor. Pero hay más en eso. No solo escribir a mano hace que formulemos mejor nuestros planes y tareas, sino que también estimula ciertas células cerebrales en la base del cerebro para aumentar la concentración.

La acción física, la escritura, simplemente activa este sector, haciendo que tu cerebro se convierta en el modo de máxima concentración. Una vez que escribas una meta, tu cerebro trabajará horas extras para que preste atención y recuerde.

La pantalla limita esa capacidad, convirtiéndose en un escudo que nos aleja de lo que escribimos. En pocas palabras, escribir a mano es un proceso mucho más atractivo para tu cerebro, ya que forma y conecta las letras. Por otro lado, escribir implica ordenar las letras presionando solo teclas. Además, se ha convertido en una especie de obviedad sobre la memoria muscular, ya que muchas personas han aprendido a escribir sin mirar.

Estás más motivado

Dado que escribir a mano requiere más esfuerzo, te ayuda a ser más conciso y al grano. Por supuesto, es mucho más fácil y rápido escribir en un teléfono móvil o computadora, pero también dificulta ser selectivo sobre lo que escribimos para refinar nuestros pensamientos hasta la esencia. Si todavía te encuentras en el medio entre las agendas en papel y las aplicaciones digitales, compara tus notas; es muy probable que las de tu aplicación se vean más detalladas y desordenadas.

Al escribir, podemos aclarar nuestros pensamientos y conectarnos de manera consciente con exactamente lo que tenemos que hacer, lo que queremos y apuntamos. Para ahorrar tiempo, es útil abreviar eventos y ciertos puntos en tus tareas pendientes. Sin embargo, al pensar en tus metas mensuales, anuales y de por vida, realmente ayuda ser más preciso.

Después de todo, existe una fuerte relación entre nuestros pensamientos y el lenguaje que usamos. Por lo tanto, escribir tus metas y redactarlas con cuidado te ayudará a retener esa meta en tu mente. Y piensa en lo conveniente que fuera si estuviera escrito allí mismo, en una agenda que abres todos los días.

Reducción del estrés

Escribir tus planes tiene muchos más beneficios que simplemente tener una vida más organizada. Sorprendentemente, uno de los principales países tecnológicos digitales del mundo, Japón, tiene una cultura próspera de la agenda del papel.

Los japoneses se toman el tiempo para organizar su pensamiento a través de lápiz y papel, pegatinas, códigos de colores, dibujos, etc. . En un mundo acelerado como Japón, ese podría ser uno de los hábitos más fáciles para mantener la mente clara.

Existe un vínculo entre escribir las cosas a mano y la atención plena. En las terapias para disminuir el estrés, a menudo se recomienda llevar un diario debido a las propiedades curativas de la actividad. Al igual que una meditación activa, la escritura te ayuda a ordenar cualquier lío de pensamientos que tengas en tu mente en palabras.

Y precisamente por el esfuerzo que requiere, puedes volverte más selectivo con las palabras. Eso te ayuda a definir mejor tus sentimientos, actitudes y metas. A medida que los registras, es más fácil tratarlos de manera adecuada.

Un hábito saludable

De manera similar, como estás más inclinado a comprometerte con tus planes y objetivos cuando los escribes, tener una agenda también es un compromiso. Es más probable que nos aferremos a cosas físicas, en lugar de digitales, porque son reales, podemos tocarlas. En un mundo digital, separado por una pantalla impenetrable, tu compromiso con una aplicación se pierde entre todas las demás cosas en tu teléfono, tableta o computadora. Para remediar esta falencia, existen aplicaciones que te motivan a cumplir con las tareas asignadas ¡en otras aplicaciones! En cambio, una agenda diaria, bien colocada en tu escritorio, es un gran recordatorio para usarla.

Además, si no eres una persona con hábitos, tener una agenda en papel podría ser el primer paso hacia un cambio positivo. Solo necesitas aproximadamente un mes de modo de prueba con tu agenda de papel a diario para ver cómo te gusta y convertirla en un hábito. La mejor parte es la reacción en cadena de buenos hábitos que comenzarán.

También puedes combinar los hábitos. Por ejemplo, beber dos vasos de agua mientras haces tu planificación diaria, es decir, dos pájaros de un tiro.

Cuando combinas estos cinco beneficios, lo que obtienes son los elementos esenciales de la productividad. Tener una agenda diaria realmente te ayuda a convertirte en una persona más organizada, motivada y productiva.

Photo by Anete Lusina on Pexels.com

Consejos para una transición desde el formato digital a la agenda de papel

Reconozco que después de años de digitalizar toda tu vida, volver al papel puede resultarte molesto. Si quieres hacer el cambio, te comparto algunos consejos cómo hacerlo.

Averigua cuánto quieres gastar en una agenda de papel

Las agendas de papel abarcan toda la gama de precios. Hay hermosas agendas de cuero, pero es posible que las compres y descubras que simplemente no las estás usando.
Te recomiendo empezar por una agenda básica. Conviene comenzar poco a poco para probar estas aguas de la organización personal.

Decide qué quieres que haga tu agenda de papel

Haz una lista de las cosas que deseas hacer con una agenda de papel que ya estás haciendo digitalmente. Pregúntate: ¿Qué necesita hacer esta agenda por mí? Y luego observa las cosas que necesitas.

Para darte una pauta, las agendas cumplen en general una de cinco funciones:

  • Programación estricta: busca una agenda simple que venga en formatos mensual, semanal, diario o incluso por horas.
  • Planificación de objetivos: busca una agenda que te permita anotar tu lista de tareas pendientes y también trazar un mapa y realizar un seguimiento de tus objetivos.
  • Planificación artística: junto con el espacio para la programación, tu agenda debe incluir páginas en las que puedas dibujar, anotar ideas e incluso llevar un diario. Conservación de la memoria: puedes convertir tu agenda en una especie de libro de recuerdos, donde puedes usarla para programar y hacer un álbum de recortes. Busca una agenda que te anime a hacer garabatos o agregar pegatinas o fotos a ella.
  • Registro de listas de viñetas: busque agendas de papel basadas en cuadrículas que te permitan utilizar el método de registro de listas de viñetas. Puedes realizar un seguimiento de las tareas, así como de tu horario.

Antes de comprar tu agenda, piensa qué quieres que haga y cómo quieres usarla, teniendo en cuenta estas cinco funciones. Esto hará que sea mucho más fácil encontrar el diario adecuado para el trabajo.

Puedes comenzar con algo muy personalizable como un simple cuaderno o carpeta de hojas. O ponerle un calendario, pero no es necesario. Puedes usarlo como un cuaderno, puedes obtener papel cuadriculado y agregar tan pocas o tantas hojas como desees. Es bastante bueno si quieres controlar lo que hay en tu agenda pero no que sea demasiado voluminoso.

Reduce tus opciones

Una vez que conozcas la función de tu agenda, hazte algunas preguntas adicionales para delimitar tus opciones. Por ejemplo, ¿tu agenda debe ser portátil? (la mía lo es) Pero hay agendas tipo folio que no salen de tu escritorio, pero te dan mucho más espacio para escribir.

Si tienes un escritorio pequeño o te mueves cuando trabajas (por ejemplo, mi vida laboral previa a la pandemia del coronavirus), puede ser que la agenda grande, de folios, no sea el modelo ideal. Así que decide cuánto espacio quieres para tu escritura. ¿Necesitarás llevar tu agenda contigo a donde quieras que vayas, o puede vivir en tu escritorio?

Considera también el material. Una de las mejores cosas que puedes hacer es ir a una tienda y tocar la agenda, sentirla y mirarla realmente. En lugar de realizar un pedido en línea, comprar tu agenda en persona te dará una mejor idea de la calidad del papel. Además, también puedes ver si cabe en tu bolso, bolso de computadora portátil o mochila.

Transición estratégica

Finalmente, elabora un plan para tu agenda. Si eres como yo, casi toda tu vida es digital y haces un seguimiento de tu agenda con un calendario en línea (por ejemplo, yo uso el Calendario de Google) y una o más aplicaciones de listas de tareas pendientes (por ejemplo, yo utilizo Trello, Keep y Evernote). Si quieres deshacerte de ellas por completo y mudarte al papel, controla los eventos que rastreas con estas aplicaciones (cumpleaños, fechas límite, notas aleatorias) y luego agrégalos a tu agenda de papel en consecuencia.

Esto suena obvio, pero si tienes tareas recurrentes que tu aplicación de lista de tareas agrega en forma automática, el proceso puede resultar confuso. Haz una lista de esas tareas recurrentes y no olvides ponerlas en tu agenda cada semana, mes o trimestre. Incluso podría ser útil anotar esas tareas en una página separada de tu agenda. Por ejemplo, si tienes una reunión a las 14.00 cada dos miércoles, anótala en una página de “Recordatorios recurrentes” que revises cada vez que planifiques tu día, semana o mes.

En lugar de abandonar el barco por completo, también puedes introducir gradualmente la planificación en papel en tu vida. Por ejemplo, utiliza Google Calendar para realizar un seguimiento de las fechas importantes. En lugar de escribir muchas fechas en la nueva agenda en papel, decide mantener tu calendario digital mensual y simplemente usar tu agenda como agenda semanal. Por ejemplo, puedes dedicarte los viernes o sábados o domingos a planear tu próxima semana, mirar el calendario mensual digital y anotar las fechas de vencimiento importantes. A medida que adquieras el hábito de escribir todo, quizás agregues tu horario mensual a la mezcla.

Photo by Anete Lusina on Pexels.com

Te invito a compartir tus experiencias con las agendas de papel en los comentarios de esta nota.

También te sugiero escuchar el podcast de mis apreciados colegas Martina Rúa y Pablo Martín Fernández sobre la organización del tiempo, y la lectura de su libro «La fábrica de tiempo».

Deja un comentario